La focalizzazione basata sulla regola di Pareto

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Una delle frasi più comuni che mi  sento dire dai manager delle imprese che seguo è che non hanno abbastanza tempo per fare tutto quello che dovrebbero fare, anche quando mettono in atto le regole della delega, il tempo non è mai sufficiente. Il rischio è che, anche i collaboratori a cui vengono delegate alcune attività vadano in sovraccarico.

Ho voluto capire meglio questo problema e mi sono accorto di una cosa abbastanza comune. Spesso una tendenza diffusa e comune sia per i manager che per i loro assistenti e quella di voler tenere sotto controllo o verificare tutto ciò che avviene all’interno dell’azienda.

Come principio questo è corretto, se non vi fosse il limite del tempo!

E allora come possiamo fare per gestire le cose senza andare in tilt o diventare dei colli di bottiglie all’efficenza aziendale ?

Sicuramente in presenza di risorse limitate una soluzione è l’applicazione della regola di Pareto del 20/80.

Questo principio può avere diverse applicazioni pratiche in diversi settori, ad esempio:

  • l’80% delle ricchezze è in mano al 20% della popolazione;
  • il 20% dei venditori fa l’80% delle vendite;
  • il 20% dei tipi possibili di guasto in un processo produttivo genera l’80% delle non conformità totali.
  • l’80% dei reclami proviene dal 20% dei clienti.
  • l’80% del tempo di esecuzione è impiegato solo dal 20% delle istruzioni di un programma;
  • l’80% dei visitatori di un sito vede solo il 20% delle pagine.
  • l’80% dei costi è determinato dal 20% delle attività svolte;
  • l’80% del valore del magazzino è determinato dal 20% degli articoli totali.

La focalizzazione basata su Pareto è quindi applicabile in diverse situazioni aziendali come ad esempio nelle vendite, dove mi dovrò applicare con maggiore attenzione a quel 20 % di  clienti che generano l’80% del fatturato; nell’ufficio acquisti dove l’attenzione dovrà essere posta verso i fornitori principali verso i quali indirizzo l’80% degli acquisti dell’anno.

Per applicare efficacemente la legge di Pareto si deve usare  quindi il metodo della focalizzazione :

– Classificare le cause del fenomeno

– Segmentare, ovvero applicare piani d’azione differenti per differenti classi di cause

– Allocazione risorse, cioè assegnarle in base alle cause  del fenomeno.

Un esempio pratico poterebbe essere quello dell’ufficio acquisti, che a causa del troppo lavoro non ha il tempo di gestire e negoziare con tutti i fornitori. Usando il metodo della focalizzazione basato sulla legge di Pareto è possibile migliorare la situazione.

CLASSIFICAZIONE: in questo caso significa dividere i fornitori in base al valore complessivo degli acquisti

SEGMENTAZIONE: in funzione della tipologia di fornitore si imposteranno delle politiche differenti tra loro, negoziando ogni contratto con i fornitori importanti, e definendo contratti quadro con condizioni annuali con quelli meno importanti

ALLOCAZIONE RISORSE: che in questo caso significa che il personale dell’ufficio acquisti dovrebbero prestare la loro attenzione sui fornitori più importanti, quel 20% che fornisce l’80% delle merci.

La classificazione dei fornitori in base al loro valore complessivo è importante per una gestione efficace, ma è importante non perdere di vista altri valori riguardo ai fornitori, come ad esempio i tempi di consegna, le date di consegna o la disponibilità delle merci a magazzino.

Questa non vuole essere una regola imprescindibile, ma un consiglio che, se applicato, potrà aumentare l’efficenza aziendale.

 

Per informazioni più approfondite contattami ……..

l.meroni@me.com

http://www.lorenzomeroni.com

 

 

 

 

 

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