Una delle frasi più comuni che mi sento dire dai manager delle imprese che seguo è che non hanno abbastanza tempo per fare tutto quello che dovrebbero fare, anche quando mettono in atto le regole della delega, il tempo non è mai sufficiente. Il rischio è che, anche i collaboratori a cui vengono delegate alcune attività vadano in sovraccarico.
Ho voluto capire meglio questo problema e mi sono accorto di una cosa abbastanza comune. Spesso una tendenza diffusa e comune sia per i manager che per i loro assistenti e quella di voler tenere sotto controllo o verificare tutto ciò che avviene all’interno dell’azienda.
Come principio questo è corretto, se non vi fosse il limite del tempo!
E allora come possiamo fare per gestire le cose senza andare in tilt o diventare dei colli di bottiglie all’efficenza aziendale ?
Sicuramente in presenza di risorse limitate una soluzione è l’applicazione della regola di Pareto del 20/80.
Questo principio può avere diverse applicazioni pratiche in diversi settori, ad esempio:
- l’80% delle ricchezze è in mano al 20% della popolazione;
- il 20% dei venditori fa l’80% delle vendite;
- il 20% dei tipi possibili di guasto in un processo produttivo genera l’80% delle non conformità totali.
- l’80% dei reclami proviene dal 20% dei clienti.
- l’80% del tempo di esecuzione è impiegato solo dal 20% delle istruzioni di un programma;
- l’80% dei visitatori di un sito vede solo il 20% delle pagine.
- l’80% dei costi è determinato dal 20% delle attività svolte;
- l’80% del valore del magazzino è determinato dal 20% degli articoli totali.
La focalizzazione basata su Pareto è quindi applicabile in diverse situazioni aziendali come ad esempio nelle vendite, dove mi dovrò applicare con maggiore attenzione a quel 20 % di clienti che generano l’80% del fatturato; nell’ufficio acquisti dove l’attenzione dovrà essere posta verso i fornitori principali verso i quali indirizzo l’80% degli acquisti dell’anno.
Per applicare efficacemente la legge di Pareto si deve usare quindi il metodo della focalizzazione :
– Classificare le cause del fenomeno
– Segmentare, ovvero applicare piani d’azione differenti per differenti classi di cause
– Allocazione risorse, cioè assegnarle in base alle cause del fenomeno.
Un esempio pratico poterebbe essere quello dell’ufficio acquisti, che a causa del troppo lavoro non ha il tempo di gestire e negoziare con tutti i fornitori. Usando il metodo della focalizzazione basato sulla legge di Pareto è possibile migliorare la situazione.
CLASSIFICAZIONE: in questo caso significa dividere i fornitori in base al valore complessivo degli acquisti
SEGMENTAZIONE: in funzione della tipologia di fornitore si imposteranno delle politiche differenti tra loro, negoziando ogni contratto con i fornitori importanti, e definendo contratti quadro con condizioni annuali con quelli meno importanti
ALLOCAZIONE RISORSE: che in questo caso significa che il personale dell’ufficio acquisti dovrebbero prestare la loro attenzione sui fornitori più importanti, quel 20% che fornisce l’80% delle merci.
La classificazione dei fornitori in base al loro valore complessivo è importante per una gestione efficace, ma è importante non perdere di vista altri valori riguardo ai fornitori, come ad esempio i tempi di consegna, le date di consegna o la disponibilità delle merci a magazzino.
Questa non vuole essere una regola imprescindibile, ma un consiglio che, se applicato, potrà aumentare l’efficenza aziendale.
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Lorenzo Meroni 