Tra i vari elementi fondamentali per ottenere buoni risultati nella gestione di un progetto, ve né uno che spesso è rincorso dai molti e che alla fine è sempre “contato”……. è il tempo. Questo è l’elemento principale che guida le nostre giornate e regola i nostri impegni. E’ forse il bene più prezioso che abbiamo a disposizione, ma appunto perché è così importante non dobbiamo sprecarlo.
Di seguito elenco alcune semplici regole che ci permetteranno di risparmiare tempo e sfruttarlo al massimo:
– Obiettivo Chiaro: La prima regola per risparmiare tempo è avere le idee chiare su quale obbiettivo o meta dobbiamo raggiungere, ovvero, lavorare nel secondo quadrante del tempo per pianificare. Come per la costruzione di una casa esiste un progetto ricco di dettagli, anche per l’ottenimento di un qualsiasi altro obbiettivo dobbiamo avere un progetto ben chiaro e dettagliato su cosa e come dobbiamo fare, per risparmiare tempo. Dobbiamo pianificare le varie tappe intermedie, quelle che in gergo si chiamano “mile stone” e valutare in anticipo quelli che potrebbero essere gli imprevisti, tanta da non farci trovare impreparati.
– Impara a delegare: Quando il progetto è molto grande e complesso, o quando devi seguire più progetti contemporaneamente, devi lavorare nel terzo quadrante, devi delegare ai tuoi collaboratori una parte delle attività. Quelle che richiedono molto tempo e che magari sono attività specialistiche dove chi le fa quotidianamente sarà più preparato e performante, spezza l’attività in piccole parti e distribuisci il lavoro. Tu dovrai semplicemente mantenere il controllo per il raggiungimento dell’obbiettivo in termini di qualità, rispetto delle tempistiche e del budget.
– Gestisci le urgenze: Se nel corso del progetto, come è normale che succeda, dovessero nascere degli imprevisti dovrai affrontarli immediatamente, questa è un’attività che non puoi delegare ad altri, devi lavorare nel primo quadrante del tempo, affronta immediatamente per essere certo che “l’allarme” rientri al più presto senza causare ulteriori problemi oltre a quelli che si sono già verificati.
– Verifica i risultati: Una buona organizzazione del tempo, utilizzando la delega, ti permetterà di “trovare” il tempo per verificare il lavoro fatto dai tuoi collaboratori ed il rispetto degli obbiettivi. Il controllo puntuale ti permetterà di accorgerti tempestivamente di eventuali problemi e quindi di porvi rimedio risparmiando tempo e denaro.
Con questa organizzazione, pian piano ti accorgerai di trovare il tempo anche per attività del quarto quadrante, e magari trovare un po di tempo anche per te stesso…..
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Lorenzo Meroni 